Ainda está na dúvida se vale a pena usar uma planilha de controle de venda?
Que uma planilha para acompanhar as vendas pode ajudar (e muito!) na sua empresa, isso não é mistério.
Mas quando é necessário largar a planilha e ir para um sistema de acompanhamento de venda e gestão do relacionamento?
Neste blogpost vamos falar sobre o que é essa planilha e se para você ainda vale a pena utilizar esta ferramenta.
Já que, para dar maior agilidade aos processos do dia a dia, trocar a planilha de controle de vendas por sistemas mais práticos e intuitivos é o primeiro passo para otimizar seus resultados de venda.
O que é planilha de controle de vendas?
Uma planilha de acompanhamento de vendas é uma ferramenta para empresas que desejam agilizar seus processos de vendas e aprimorar o monitoramento de desempenho.
Normalmente elaboradas em programas como Microsoft Excel ou Planilhas Google, essas planilhas são projetadas para rastrear inúmeras métricas de vendas cruciais para avaliar o desempenho do negócio.
Ela serve como uma plataforma centralizada onde todos os dados de vendas – desde as interações com os clientes até os resultados finais das vendas – são registrados e analisados.
Para que serve?
A utilização de uma planilha de rastreamento de vendas permite que as empresas mantenham um registro detalhado de cada transação do cliente, fornecendo insights sobre tendências, ciclos e padrões nas atividades de vendas.
Este registo metódico ajuda as empresas a:
- prever vendas futuras;
- alocar recursos de forma mais eficiente;
- identificar áreas de potenciais melhorias na sua estratégia de vendas.
A clareza e a estrutura que uma planilha de acompanhamento de vendas bem mantida oferece podem ser extremamente benéficas, especialmente na otimização do funil de vendas e no aumento da eficiência operacional geral.
Ainda vale a pena usar uma planilha para o controle das vendas?
Entre os sistemas de gestão de vendas, as planilhas continuam a ser uma opção valorizada por muitas empresas.
Principalmente por aquelas que estão em estágios iniciais de desenvolvimento ou que operam com orçamentos mais limitados.
Aqui estão algumas vantagens do uso de planilhas no controle de vendas:
- Baixo custo: Geralmente, as planilhas são ferramentas de baixo custo, especialmente se comparadas a softwares especializados de CRM. Isso as torna acessíveis para pequenas empresas ou startups que estão controlando rigorosamente seus gastos.
- Flexibilidade: As planilhas são altamente personalizáveis. Você pode adaptá-las exatamente às necessidades específicas de sua operação de vendas, incluindo apenas os campos e dados que são relevantes para sua equipe.
- Facilidade de uso: Muitos profissionais já possuem familiaridade com planilhas, o que reduz a curva de aprendizado e facilita a implementação e o uso diário dessa ferramenta.
- Análise e relatórios iniciais: Para empresas que ainda estão estruturando seus processos, as planilhas permitem uma análise básica de dados e a geração de relatórios simples, o que pode ser suficiente para suportar decisões iniciais.
Resumidamente: sim, vale a pena usar uma planilha de controle de vendas.
Mas é importante reconhecer que as planilhas têm suas limitações.
Especialmente quando se trata de escalar operações ou integrar complexas funcionalidades analíticas e de automação.
Essas limitações serão discutidas mais adiante no texto.
Quais as desvantagens de usar uma planilha de controle de vendas?
A planilha de acompanhamento de vendas foi por muito tempo a preferida entre os administradores, uma vez que não existia outro adversário à altura.
Ou seja, planilhava tudo no Excel, ou fazia as anotações no mais antiquado ainda, caderno.
E, embora as planilhas apresentem diversas funções, muitas não são sequer conhecidas por boa parte dos usuários, justamente porque a sua utilização não é a mais intuitiva de todas.
Além disso, ela oferece muitas chances de erro, riscos de perda de informações e pouca capacidade de integração.
Nós listamos nos tópicos abaixo, alguns motivos para não usar uma planilha de controle de vendas.
Ausência de integração
Seja sincero: quantas vezes você já viu os departamentos da sua empresa alimentando planilhas diferentes?
E quantas vezes um funcionário do marketing, precisou de dados da área de vendas e não teve acesso imediatamente?
Ou ainda pior, quantas reuniões não poderiam ser eliminadas se as equipes não precisassem se juntar para repassar informações que poderiam ser facilmente acessadas em um sistema?
A organização por meio de planilhas pode até parecer prática quando estamos falando de um negócio pequeno, com um número restrito de funcionários.
Porém, ela é pouco sustentável a longo prazo.
Além de se apresentar como um entrave na agilidade de tomada de decisões e na realização de planejamentos estratégicos.
Uso de planilha pode levar a perda de informações
Informações importantes podem ser perdidas com a constante sobreposição de dados.
Além disso, as planilhas estão muito mais suscetíveis a erros humanos, como alteração de fórmulas, lançamento de dados incorretos e a não realização de backups.
Fluxo de informações
Conforme a empresa cresce, a quantidade de variáveis que deve ser analisada para a realização de um planejamento estratégico alinhado com as necessidades, também aumenta.
Quando isso acontece, a planilha deixa de ser uma opção viável!
Uma vez que não é capaz de gerar índices satisfatórios e consolidados para a medição das estratégias de marketing, por exemplo.
Além disso, é necessário lançar manualmente informações essenciais, como a geração de leads e a taxa de conversão. Já que a planilha não integra com tais sistemas.
Impacto no tempo e na tomada de decisões
O tempo despendido na análise de dados dispersos em múltiplas planilhas é considerável e pode afetar negativamente a agilidade na tomada de decisões.
Além disso, a análise de informações incompletas ou desatualizadas pode resultar em decisões estratégicas falhas.
Que por sua vez, impacta diretamente o desempenho e a competitividade da empresa no mercado.
Qual seria uma alternativa às planilhas de controle de venda?
À medida que uma empresa cresce e suas operações de vendas se tornam mais complexas, as planilhas tradicionais podem começar a mostrar suas limitações.
Nesse contexto, sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) emergem como uma alternativa poderosa, projetada para superar os desafios que as planilhas não conseguem abordar.
Um sistema de CRM não apenas substitui a planilha, mas aprimora significativamente o controle e a análise das vendas com recursos avançados e integrações que otimizam todo o ciclo de vendas.
Considerando a transição para um sistema de CRM? Aqui estão alguns pontos para lhe convencer sobre sua adoção:
- Centralização de informações de clientes
- Automação de tarefas de vendas
- Análise de dados avançada
- Melhor acompanhamento do funil de vendas
- Integração com outras ferramentas de marketing e serviço
- Acesso móvel e em tempo real às informações
- Melhoria na comunicação interna
- Personalização de interações com clientes
- Escalabilidade conforme o crescimento da empresa
- Segurança aprimorada de dados
Quais são as vantagens de se investir em um sistema CRM para controle das vendas?
Mas se as planilhas não são as melhores opções para controlar as vendas, como fazer?
Você já ouviu falar sobre o sistema CRM? Se ainda não, chegou a hora de conhecê-lo.
Customer Relationship Management ou sistema CRM, como é popularmente conhecido, tem como objetivo melhorar o relacionamento da sua empresa com a clientela.
Além disso, também facilita a gestão de suas estratégias de venda, como a:
- criação de novas oportunidades de negócio
- fidelização da clientela
- aumento da comunicação entre as equipes.
Ele oferece para os departamentos comercial e de marketing, importantes ferramentas de coleta e organização de dados da clientela, facilita identificação do público-alvo, ticket médio de venda, fluxo de caixa, entre outros indicadores de venda.
Nos tópicos abaixo elencamos os benefícios que o sistema CRM pode trazer para a sua empresa:
Aumento do ticket médio
Esse indicador de venda é capaz de indicar o gasto médio de seus clientes. Como o sistema CRM trabalha com diversas métricas, incluindo o histórico de compras do seu público, a equipe responsável por traçar estratégias é capaz de realizar um mapeamento do perfil dos clientes, analisar melhor o funil de vendas e elaborar ações mais eficazes, aumentar a taxa de conversão e elevar o ticket médio da clientela.
Facilita a comunicação entre as equipes
O sistema CRM permite o compartilhamento de informações entre todas os departamentos e isso faz com que todas as equipes possam conhecer melhor o consumidor final.
Como o sistema fica integrado na nuvem, todas as informações lançadas são facilmente acessíveis sem que para isso precise haver qualquer tipo de deslocamento ou contato entre as áreas.
Ou seja, se o time de marketing tem alguma dúvida relacionada a vendas ou suporte, basta ele acessar a plataforma e buscar pelos índices necessários para a tomada de alguma decisão ou para a análise de algum resultado.
Melhora o relacionamento com os clientes
Uma das maiores vantagens de se investir em um sistema CRM é que por ele se tornar um importante aliado no planejamento e organização de informações, ele apresenta um impacto essencial na melhoria do relacionamento com os clientes.
O sistema CRM é capaz de mapear todas as vezes que você entrou em contato com determinada pessoa, qual foi o assunto da conversa, se houve alguma reclamação ou elogio. Com base nisso, a sua equipe estratégica pode desenvolver ações específicas para tornar o cliente ainda mais satisfeito com os seus serviços e produtos.
Vamos supor que o último contato que vocês tiveram foi alguma reclamação. Ao monitorar essa questão e proporcionar um feedback junto com uma melhoria no processo, por exemplo, o cliente com certeza se sentirá valorizado e isso repercutirá de maneira positiva para o seu negócio.
Como vocês puderam perceber a planilha de controle de vendas não é o mais indicado para quem vislumbra o crescimento organizado e planejado de um negócio. O sistema CRM oferece muito mais funcionalidades que se adequam às necessidades da empresa e podem ser utilizados para aprimorar a gestão de vendas.
