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Afinal, vale a pena utilizar uma planilha de controle de vendas?

Planejamento e organização devem ser as palavras-chave do seu negócio. Só com eles será possível traçar estratégias de sucesso, capazes de aumentar a base de clientes e o faturamento.

Logo, para dar maior agilidade aos processos do dia a dia, trocar a planilha de controle de vendas por sistemas mais práticos e intuitivos é o primeiro passo para a integração entre as equipes e o consequente registro de todas as etapas do seu negócio.

Se você quer saber por que as planilhas são um problema e como escolher um sistema mais efetivo, não deixe de conferir o nosso post.

Por que não é uma boa ideia usar planilha de controle de vendas?

A planilha de controle de vendas foi por muito tempo a preferida entre os administradores, uma vez que não existia outro adversário a altura. Ou se planilhava tudo no Excel, ou fazia as anotações no mais antiquado ainda, caderno.

E, embora as planilhas apresentem diversas funções, muitas não são sequer conhecidas por boa parte dos usuários, justamente porque a sua utilização não é a mais intuitiva de todas.

Além disso, ela oferece muitas chances de erro, riscos de perda de informações e pouca capacidade de integração. Nós listamos nos tópicos abaixo, alguns motivos para não usar uma planilha de controle de vendas.

Ausência de integração

Seja sincero: quantas vezes você já viu os departamentos da sua empresa alimentando planilhas diferentes? E quantas vezes um funcionário do marketing, precisou de dados da área de vendas e não teve acesso imediatamente? Ou ainda pior, quantas reuniões não poderiam ser eliminadas se as equipes não precisassem se juntar para repassar informações que poderiam ser facilmente acessadas em um sistema?

A organização por meio de planilhas pode até parecer prática quando estamos falando de um negócio pequeno, com um número restrito de funcionários, porém, ela é pouco sustentável a longo prazo, além de se apresentar como um entrave na agilidade de tomada de decisões e na realização de planejamentos estratégicos.

Perda de informações

Informações importantes podem ser perdidas com a constante sobreposição de dados. Além disso, as planilhas estão muito mais suscetíveis a erros humanos, como alteração de fórmulas, lançamento de dados incorretos e a não realização de backups.

Fluxo de informações

Conforme a empresa cresce, a quantidade de variáveis que deve ser analisada para a realização de um planejamento estratégico alinhado com as necessidades, também aumenta.

Quando isso acontece, a planilha deixa de ser uma opção viável, uma vez que não é capaz de gerar índices satisfatórios e consolidados para a medição das estratégias de marketing, por exemplo.

Além disso, é necessário lançar manualmente informações essenciais, como a geração de leads e a taxa de conversão, uma vez que a planilha não integra com tais sistemas. Para chegar a alguma conclusão e tomar uma decisão, por exemplo, o administrador precisa analisar diversos dados dispostos em planilhas, o que além de fazer perder um tempo essencial, também é mais suscetível a análise de informações incompletas.

Quais são as vantagens de se investir em um sistema CRM para controlar as vendas?

Mas se as planilhas não são as melhores opções para controlar as vendas, como fazer? Você já ouviu falar sobre o sistema CRM? Se ainda não, chegou a hora de conhecê-lo.

Customer Relationship Management ou sistema CRM, como é popularmente conhecido, tem como objetivo melhorar o relacionamento da sua empresa com a clientela e facilitar a gestão de suas estratégias de venda, como a criação de novas oportunidades de negócio, fidelização da clientela e aumento da comunicação entre as equipes.

Ele oferece para os departamentos comercial e de marketing, importantes ferramentas de coleta e organização de dados da clientela, facilita identificação do público-alvo, ticket médio de venda, fluxo de caixa, entre outros indicadores de venda. Nos tópicos abaixo elencamos os benefícios que o sistema CRM pode trazer para a sua empresa.

Aumento do ticket médio

Esse indicador de venda é capaz de indicar o gasto médio de seus clientes. Como o sistema CRM trabalha com diversas métricas, incluindo o histórico de compras do seu público, a equipe responsável por traçar estratégias é capaz de realizar um mapeamento do perfil dos clientes, analisar melhor o funil de vendas e elaborar ações mais eficazes, aumentar a taxa de conversão e elevar o ticket médio da clientela.

Facilita a comunicação entre as equipes

O sistema CRM permite o compartilhamento de informações entre todas os departamentos e isso faz com que todas as equipes possam conhecer melhor o consumidor final.

Como o sistema fica integrado na nuvem, todas as informações lançadas são facilmente acessíveis sem que para isso precise haver qualquer tipo de deslocamento ou contato entre as áreas.

Ou seja, se o time de marketing tem alguma dúvida relacionada a vendas ou suporte, basta ele acessar a plataforma e buscar pelos índices necessários para a tomada de alguma decisão ou para a análise de algum resultado.

Melhora o relacionamento com os clientes

Uma das maiores vantagens de se investir em um sistema CRM é que por ele se tornar um importante aliado no planejamento e organização de informações, ele apresenta um impacto essencial na melhoria do relacionamento com os clientes.

O sistema CRM é capaz de mapear todas as vezes que você entrou em contato com determinada pessoa, qual foi o assunto da conversa, se houve alguma reclamação ou elogio. Com base nisso, a sua equipe estratégica pode desenvolver ações específicas para tornar o cliente ainda mais satisfeito com os seus serviços e produtos.

Vamos supor que o último contato que vocês tiveram foi alguma reclamação. Ao monitorar essa questão e proporcionar um feedback junto com uma melhoria no processo, por exemplo, o cliente com certeza se sentirá valorizado e isso repercutirá de maneira positiva para o seu negócio.

Como vocês puderam perceber a planilha de controle de vendas não é o mais indicado para quem vislumbra o crescimento organizado e planejado de um negócio. O sistema CRM oferece muito mais funcionalidades que se adequam as necessidades da empresa e podem ser utilizados para aprimorar a gestão de vendas.

E se você quiser conhecer todas as vantagens que o CRM oferece, faça o teste gratuito e sem compromisso da nossa ferramenta e confira!