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Como fazer uma gestão de compras estratégica na empresa?

A gestão de compras é uma atividade necessária em empresas de qualquer porte ou segmento do mercado. Se não há como fugir dessa tarefa, o ideal é se planejar para que ela seja feita com eficiência, garantindo os suprimentos necessários para que o negócio funcione, sem correr riscos de desarranjos financeiros.

Por isso, neste conteúdo, mostraremos o que você precisa para fazer uma gestão de compras estratégica na empresa. Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe a leitura do artigo!

Inicie pelo planejamento de compras

Como falar em gestão de compras sem mencionar o planejamento? Diferente do que muitos pensam, planejar não significa apenas colocar dados em um papel. Essa atividade exige muito trabalho, em especial quando se fala em compras.

Isso porque é necessário projetar o que é fundamental para o negócio, seja em termos de produção, seja em termos de revenda ou execução do serviço. O primeiro passo que o gestor deve dar é estruturar um setor de compras.

Não estamos falando, necessariamente, de uma equipe, ou mesmo um profissional, apenas para fazer isso. Queremos dizer que os dados pertinentes às compras devem estar organizados em um único lugar, de forma que possam ser consultados e analisados com segurança e agilidade, sempre que for preciso.

Se todas as informações puderem ser acessadas com facilidade, basta consultá-las para saber o que e quando comprar, não é verdade? Além disso, é possível identificar se há alguma sazonalidade ou se o preço de determinado insumo diminuiu ou aumentou, de acordo com o período do ano, e assim por diante.

Trabalhar com previsão é uma ótima estratégia, principalmente em pequenas empresas, nas quais a eficiência é uma necessidade, e não um luxo.

Monitore o estoque e as vendas

É correto afirmar que as vendas e o estoque são partes cruciais do que conhecemos como ciclo de compras. Isso porque o responsável pela aquisição das mercadorias que uma empresa precisa sempre deve olhar para trás, para frente, para o estoque e para as vendas, fazendo uma balanço entre as partes.

Uma ótima maneira de fazer isso é identificar o planejamento do nível mínimo do estoque. Nesse caso, sempre que um determinado número for atingido, é porque está na hora de fazer novas compras.

Na prática

Vamos partir do exemplo de uma loja de roupas. Na análise de dados sobre as vendas, identificamos que as camisetas brancas saem com constância, o número ideal para se ter em estoque é de sete peças de tamanhos diferentes, não importa a época do ano.

Sendo assim, basta acompanhar as vendas e dar baixa corretamente no estoque. Sempre que chegarmos em sete peças, é porque está na hora de acionar o departamento de compras para repor a mercadoria.

Ter esse planejamento na gestão de compras, com base em um controle rigoroso de entrada e saída de mercadorias do estoque — e na análise do fluxo de vendas — é uma atitude de pode garantir a reposição necessária das peças, atendendo aos públicos interno e externo e promovendo uma boa lucratividade para o negócio.

Outro ponto interessante de ter esse controle eficiente do estoque é possibilitar saber quando e quanto comprar, além de negociar os melhores prazos e preços para pagamento. Contudo, lembre-se de que estoque é dinheiro.

Então, se ele ficar parado, significa que seu dinheiro também estará imobilizado. Portanto, mantenha o estoque entre o número mínimo e máximo de produtos. Ou seja, equilíbrio é a palavra-chave.

Tenha uma boa relação com os fornecedores

Considerando que é impossível fugir das compras, a relação com os fornecedores é obrigatória. Portanto, o que você pode fazer é usufruir de uma parceria estratégica.

Dado o contexto, voltamos para o planejamento de compra, já que a escolha dos fornecedores é um dos pontos mais importantes e que deve ocorrer de maneira paralela ao levantamento das necessidades da empresa. Tenha em mente três pontos de consideração: preço, prazo e confiança.

Preço

Para conhecer os preços, é preciso solicitar orçamentos. Então, antes de tomar a decisão sobre qual será o fornecedor de um determinado item, faça uma pesquisa de preços com pelo menos três alternativas, para saber qual é o mais caro, o mais barato e a média praticada pelo mercado.

Avalie, também, a margem de negociação que o fornecedor está disposto a trabalhar, não só no que diz respeito a valores, mas também em condições de pagamento. Pode acontecer de necessitar de um determinado insumo, mas só conseguir pagar o total depois de receber de seus clientes. Por isso, é preciso saber se seu fornecedor está disposto a ser parceiro a ponto de aguardar esse prazo.

Prazo

Feito isso, é o momento de discutir os prazos, já que não adianta ter um ótimo valor com pagamento facilitado se o fornecedor não é capaz de atender às necessidades de prazo da empresa, correto? Portanto, sempre relacione o que você precisa com o que ele pode entregar.

Confiança

Aqui, é importante descobrir se ele também é capaz de atender a situações de emergência. Pense no caso de que a loja que vende camisetas brancas, acabe vendendo de uma única vez 15 peças, zerando o estoque.

Será necessário repor pelo menos sete camisetas até o dia seguinte para que os clientes tenham um bom atendimento. Um bom fornecedor, certamente, terá flexibilidade para fazer essa entrega em um prazo normal de quatro dias.

Utilize um sistema para fazer a gestão de compras

Por fim, uma das formas de complementar todos os processos que foram abordados e garantir a automatização das tarefas pertinentes à gestão de compras é utilizar a tecnologia a seu favor, com um sistema de automação online.

Em geral, esse tipo de solução permite que as mais variadas informações sobre o estoque e as vendas sejam integradas em um único ambiente na nuvem. Isso torna a tomada de decisão sobre as compras muito mais simples.

Se você pretende profissionalizar o ciclo de compras da organização, com foco em redução de gastos, é importante dar atenção a algumas funcionalidades que esse tipo de software oferece, como:

  • gerenciamento e cadastro de fornecedores — é imprescindível que todos estejam devidamente registrados, pois isso permite que os dados sejam consultados com facilidade e que as notas fiscais de compra sejam emitidas sem inconsistências de informações;
  • controle dos pedidos de compra — saiba exatamente o que e em que quantidade foi comprado. Um bom sistema de gestão de compra integra o controle das finanças com o estoque, para que sempre que uma transação for lançada, os dados sejam replicados tanto para o departamento financeiro quanto para o controle de estoque;
  • emissão de nota fiscal — com a modernização dos processos, é possível aderir a um software que ofereça um emissor de notas integrado às outras funcionalidades;
  • importação do XML da nota de compra — certamente, um dos maiores diferenciais que o software pode oferecer, pois elimina o trabalho de digitação de informações da nota para o sistema, já que depois que o XML é importado, o próprio programa faz a leitura dos dados e o registro automático.

Como você pôde conferir, a gestão de compras é um conjunto de atividades necessárias para que a loja se mantenha produtiva, tenha produtos suficientes em estoque e possa garantir um atendimento de qualidade aos seus consumidores. Felizmente, existem soluções tecnológicas que facilitam esses processos.

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